Sistem Penomoran

   Yaitu suatu metode atau cara untuk memberikan nomor (disebut nomor rekam medis) kepada pasien yang berobat ke tempat pelayanan kesehatan, yang digunakan sebagai identitas pasien dan hharus dicatat pada KIB (Kartu Identitas Berobat), KIUP (Kartu Indeks Utama Pasien) dan pada Formulir Rekam Medis. Ada tiga macam sistem pemberian nomor yang pada umumnya dipakai, yaitu :

1. Sistem Penomoran Seri
2. Sistem Penomoran Unit
3. Sistem Penomoran Seri - Unit

1. Sistem Penomoran Seri
        Yaitu suatu cara pemberian nomor kepada pasien dengan cara setiap pasien yang berobat baik
    pasien baru atau lama diberikan nomor  rekam medis. Maka jika ia berkunjung 10 kali maka ia
    akan mendapat 10 nomor berbeda. Dan rekam medis disimpan di berbagai tempat sesuai dengan
    nomor yang diperolehnya.

2. Sistem Penomoran Unit
        Sistem ini memberikan satu nomor naik untuk pasien rawat inap maupun rawat jalan pada saat
    pasien berkunjung pertama kali ke rumah sakit dan nomor yang sudah diberikan dipakai selamanya
    untuk kunjungan seterusnya. Sehingga rekam medis tersebut hanya tesimpan didalam satu berkas
    dibawah satu nomor.

3. Sistem Penomoran Seri - Unit
        Sistem ini merupakan gabungan antara sistem unit dan seri. Setiap pasien berkunjung ke rumah
    sakit diberikan nomor baru. Tetapi rekam medis yang lama / terdahulu disatukan / digabungkan
    dengan yang baru dan disimpan pada satu tempat yaitu pada nomor rekam medis yang baru.
    Sehingga rekam medisnya tetap satu (sistem unit) tetapi mempunyai beberapa nomor sesuai jumlah
    kunjungan (sistem seri)

    Untuk lebih jelasnya mengenai perbedaan dari setiap sistem pemberian nomor tersebut dapat
    dilihat pada bagan berikut ini :

    Sistem nomor manapun yang dipakai, setiap rekam medis yang baru harus mendapatkan nomor urut secara kronologis dan nomor tersebut digunakan seluruh unit / bagian di rumah sakit yang bersangkutan.

    Untuk menentukan sistem yang akan dipakai maka sebaiknya terlebih dahulu harus melihat keuntungan dan kekurangannya, diantaranya yaitu :

    Melihat penjelasan dari bagian tersebut maka penulis menganjurkan untuk menggunakan sistem unit, karena melihat dari fungsi rekam medis sebagai dokumentasi dan sumber informasi yang harus dapat diakses dengancepat dan lengkap, dan dengan sistem unit data dan infomasi terkumpul dalam satu map sehingga dapat diperoleh dengan cepat dan lengkap sehingga perawatan atau terapi yang diberikan kepada pasien akan lebih akurat serta lebih efisien dalam pengadaan rekam medis karena walaupun pasiennya beberapa kali berobat KIB dan KIUP hanya dibuat satu kali.

Teknik Merubah Sistem Penomoran Seri ke Unit

    Apabila ada upaya untuk merubah sistem yang digunakan misalnya dari sistem penomoran seri ke sistem penomoran unit maka dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut : Tentukan satu tanggal untuk memulai perubahan, sebaiknya awal tahun
1. Mulailah dengan memakai nomor unit pada tanggal tersebut (no. terakhir) dari penomoran seri dapat dipakai sebagai nomor permulaan sistem unit atau seluruhnya dengan nomor baru
2. Berikan no. unit baru kepada pas. Kunjungan ulang, ambil RM yang lama dan disimpan di bawah no. yang baru berikan outguide di tempat yang lama dengan mencantumkan no. RM baru
3. Tinggalkan pada tempatnya semula pada RM pas yang tidak melakukan kunjungan ulang


Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis II, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai sistem penomoran, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D