Pengambilan Kembali (Retrival)

    Kegiatan pengambilan kembali rekam medis dari tempat penyimpanan dilakukan karena kebutuhan diantaranya yaitu :
a. Untuk berobat jalan / kontrol
b. Untuk rawat inap
c. Untuk penelitian
d. Untuk pendidikan
e. Untuk pengadilan
f. Untuk analisa kuantitatif dan kualitatif, dll

1. Ketentuan dan Pengambilan Kembali
    a. Setiap RM yang diambil kembali / keluar harus diganti / menggunakan Outguide / petunjuk
        keluar
    b. Peminjam harus mengembalikan tepat waktu dalam keadaan baik
    c. Ditenukan kebijakan / peraturan berapa lama / waktu RM dapat diluar Rak penyimpanan  sesuai
        dengan jenis peminjamannya. Idealnya setelah jam kerja sudah kembali lagi.
    d. Rekam medis tidak boleh dibawa keluar RS kecuali atas perintah pengadilan
    e. Peminjaman RM untuk keperluan pembuatan makalah, riset, dll oleh dokter / tenaga kesehatan
        lainnya sebaiknya dikerjakan di Ruang RM
    f. Mahasiswa dapat meminjam RM jika mempunyai surat penngantar dari dokter ruangan
    g. Untuk pasien yang dirujuk, RM tidak boleh dibawa cukup dengan resume akhir pelayanan.

2. Prosedur Pengambilan Kembali
    a. Setelah ada permintaan untuk peminjaman, maka sebelum dilakukan pengambilan kembali
        dibuatkan bon peminjaman (rangkap 3)
    b. Menyimpan bon peminjaman pada RM, Outguide dan pada kotak bon peminjaman di Unit RM
        atau di tempat yang meminjamnya
    c. Menyimpan outguide pada tempat RM yang diambil
    d. Apabila ada perpindahan peminjaman maka dicatat pada slip transfer dan diberitakan ke unit
       RM
    e. Slip transfer disimpan di outguide

3. Pencarian Rekam Medis yang tidak ditemukan ditempatnya
        Apabila dalam pelaksanaannya rekam medis tidak ditemukan di tempat penyimpanan ketika
    dibutuhkan, dapat disebabkan karena salah menyimpan atau masih dipinjam baik untuk rawat jalan
    maupun rawat inap, maka pengendalanya / pencariannya dapat dilakukan dengan cara :
    a. Sistem Pelacakan Otomatis
        1) Nama pasien, nomor RM, Nama peminjam, tanggal peminjaman, waktu pengembalian
             diinput ke komputer
        2) Setiap perpindahan peminjaman / ruangan harus diinput ke komputer
        3) Setelah kebali ke unit RM / disimpan harus diinput ke komputer
        4) Untuk pelacakan tingal klik nomor RM atau nama pasien, maka akan muncul dimana posisi
            RM terakhir

    b. Melihat alat bantu pengendalian Rekam Medis
        Melihat bon peminjaman, buku ekspedisi, out guide atau tracer atau pada buku register pelayanan, karena ada kemungkinan masih dipinjam dan belum kembali.

    c. Alternatif pencarian RM yang salah simpan / tidak ditemukan di tempatnya :
        1) Cari transposisi di dalam masing - masing set angka dua digit, Contoh : no. 46-37-82 bisa dicari di no. 46-37-28 atau 46-73-82 atau 64-37-82
        2) Apabila RM yang ditemukan ada no. 3 pada no. 5 atau 8 karena angkanya mirip
        3) Periksa nomor tertentu pada kelompok ratusan yang mendahului atau mengikuti nomor tersebut. Con : 485 dapat dicari pada 385 atau 585
        4) Periksa RM persis sebelum atau sesudah nomor yang bersangkutan, kadang - kadang RM menyelip ke dalam pelindung RM lain
        5) Periksa RM yang hilang di rak persis di atas atau dibawah RM yang dicari.

Berikut ini adalah contoh dari Map folder, bon peminjaman, outguide dan roll o'pack

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis II, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai pengambilan kembali (retrival), semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D