Penanganan Pencatatan Yang Tak Dapat Dilengkapi

    Untuk penanganan rekam medis yang tidak dapat dilengkapi agar tidak terulang lagi atau mendorong para petugas yang mengisi rekam medis dapat mengisi dengan lengkap dan benar, maka dapat dilakukan beberapa upaya, dimana upaya tersebut tergantung pada situasi, karena setiap situasi mempunyai solisi yang berbeda, diantaranya yaitu :

a. Jika pada Analisis Kualitatif dan Kuantitatif ternyata ada pendokumentasina yang tak dapat
    dilengkapi atau dikoreksi sesuai yang dilaksanakan, petugas RM harus menyampaikan ke bagian
    hukum staf medis / Komite Medis / Manajer administrasi RS dan kode etik Profesi RM
b. Mengulang desain formulir, Contoh : jika pada analisis kualititatif dinyatakan bahwa form
    pemeriksaan bayi baru lahir ada yang tidak diisi, mungkin lebih tepat disarankan pada komite
    rekam medis untuk mengevaluasi form. tersebut, apakah item pertanyaan tersebut tidak diperlukan
    tau memang  tidak lengkap, apabila tidak perlu maka form tersebut dapat direvisi.
c. Petugas kesehtaan dapat dihubungi langsung mengenai pencatatanya yang jelek. Contoh : pada
    analisis kualitatif didapat seorang dokter menulis menggunakan pulpen tinta cair yang mengotori
    kertas dan tembus ke belakang, sehingga tidak dapat digunakan sisi belakangnya maka dengan
    melihat catatan tersebut dokter tersebut dapat diingatkan untuk tidak menggunakan pulpen
    tersebut.
d. Informasi secara umum mengenai pencatatan yang jelek dapat diberitakan di majalah RS. mading
    atau pada rapat intern
e. Kliping mengenai kasus malpraktek akibat pencatatan yang jelek dimasukkan dalam bulletin
f. Harus ada dicatat / diberi peringatan jika ada hal kejadian yang berpotensi RS membayar ganti rugi
g. Identifikasi awal dan analisis secara cepat dan usaha keras akan mengurangi seminimal mungkin
    kejadian yang berpotensi RS membayar ganti rugi
h. Memberikan pelatihan / sosialisasi kembali tentang rekam medis, formulir yang digunakan dan
    cara pengisiannya
i. Memberi sanksi bagi petugas yang mengisi rekam medis dengan tidak lengkap dan tidak benar
    seperti :
    - Teguran
    - Surat peringatan
    - Menunda pemberian honor / insentif

Teknik Melakukan Analisis Kuantitatif

1. Tentukan dulu formulir atau komponen apa saja yang diperioritaskan untuk dianalisa atau jika
    memungkinkan waktu dan tenaga dapat dilakukan pada semua formulir di rekam medis baik rawat
    jalan maupun rawat inap (yang menemukan sebaiknya komite rekam medis)

2. Tentukan frekuensi waktu pemeriksaan rekam medis, apakah setiap hari atau setiap rekam medis
    yang telah dipakai, atau tiga bulan sekali. Apabila dilakukan tiga bulan sekali maka pemeriksaan
    rekam medis dilakukan dengan cara sampel, maka apabila dengan sampel kita harus menentukan
    jumlah sampel rekam medis yang akan diperiksa, agar sampelnya representatif dengan populasi
    maka ada beberapa metode diantaranya yaitu, pendapat Arikunto (1998 : 120), bahwa "Apabila
    subjeknya kurang dari 100, maka lebih baik diambil semua sehingga penelitiannya merupakan
    penelitian populasi, selanjutnya jika jumlah sebjeknya besar dapat diambil antara 10-15% atau
    20-35% atau lebih"

    Sedangkan menggunakan rumus 'Solvin' dari Seville (1993 : 161), yaitu sebagai berikut :

Keterangan :
n = Ukuran Sampel
N = Ukuran Populasi
e = Nilai Kritis (Batas kesalahan)




        Melihat rumus diatas maka sebelumnya perlu dicari dulu nilai kritis atau batas kesalahan (e)
    dimana menurut Gay (Sevile, 1993:163) adalah 10%
        Sedangkan untuk mendapatkan proporsi sampel dari tiap unit populasi, penulis menggunakan
    rumus dari Singarimbun, et.all., (1987:25) yaitu sebagai berikut :

Keterangan :
Pk = Jumlah anggota yang terdapat pada unsur k
P = Jumlah populasi
nk = Banyak anggota yang dimasukkan menjadi sampel
n = Jumlah sampel seluruhnya


    Contoh : Penentuan Ukuran Populasi dan Sampel (Akasah, 2007)

                       Untuk setiap penelitian tentu ada yang dijadikan objek untuk diteliti, dimana objek itu
                   dapat diambil dari suatu populasi. Populasi itu sendiri menurut Sugiyono (2006:90)
                   adalah "wilayah geenralisasi yang terdiri atas obyek / subyek yang mempunyai kuantitas
                   dan karakteristik tertentu yang ditetapkan oleh peneliti untuk dipelajari dan kemudian
                   ditarik kesimpulan".

                       Dalam penelitian ini populasi yang dipilih penulis adalah dokumen rekam meis rawat
                   inap pada satu tahun terakhir. Rekam medis yang dipilih populasi rawat inap dikarenakan
                   sifat pada pelayanan rawat inap yang memerlukan observasi dan pelayanan yang intensif
                   baik perawat maupun dokter, sehingga informasi yang dibutuhkan cukup banyak dan
                   harus lengkap, serta pada fenomenanya menunjukkan bahwa rekam medis rawat inap
                   cenderung lebih banyak yang tidak lengkapnya dibandingkan pada rekam medis rawat
                   jalan maupun UGD. Dipilih dalam periode satu tahun terakhir dari waktu penelitian, agar
                   data yang diperoleh lebih up to date dan bisa menggambarkan kondisi terakhir dari
                   kualitas kelengkapan rekam medis.

                       Ukuran populasi rekam medis rawat inap di RS Jiwa Bandung pada satu tahun terakhir
                   (Maret 2006 - April 2007) yaitu :

Daftar Populasi Penelitian

Teknik Sampling

    Teknik sampling yang digunakan untuk menentukan sampel yang akan diambil adalah dilakukan secara Proporsional Stratified Random Sampling. Dalam teknik ini digunakan bila populasi mempunyai anggota / unsur yang tidak homogen dan berstrata secara proposional (Sugiyono, 2006).

    Pengambilan sample dalam penelitian ini melalui dua tahap. Tahap pertama adalah mencari jumlah sampel (n), dan tahap kedua mencari sampel sratum (ni). Tahap pertama untuk jumlah sample menggunakan rumus perhitungan ukuran sampel dari Slovin yang dikemukakan Umar, (2005:78) yaitu :

Keterangan :

n = Jumlah Sampel

N = Jumlah Populasi

e = Tingkat / ukuran kritis (batas ketelitian yang diinginkan atau

       persen kelonggaran ketidak telitian karena kesalahan

       pengambilan sampel)

    Jadi dengan memakai rumus tadi maka dapat diketahui sampel yang akan diambil dari jumlah populasi 968 yang ada di Rumah Sakit Jiwa Bandung, yaitu sebagai berikut :

    Berdasarkan perhitungan di atas yang dijadikan sampel untuk dijadikan responden adalah sebanayak 95 rekam medis rawat inap 2006 - 2007

    Sedangkan untuk mendapatkan proporsi sampel dari tiap unit populasi, penulis menggunakan rumus dari Singarimbun, e.all., (1987:25) yaitu sebagai berikut :

Keterangan :

Pk = Jumlah anggota yang terdapat pada unsur k

P = Jumlah populasi

nk = Banyak anggota uang dimasukan menjadi sampel

n = Jumlah sampel seluruhnya

Dari rumus diatas maka tiap unit dapat dicari besar sampelnya yaitu sebagai berikut :

a. Rekam Medis Rawat Inap Ruang Intensif

b. Rekam medis Rawat Ruang Intermediate

c. Rekam Medis Rawat Inap Ruang Tenang

Dari perhitungan di atas maka ukuran sampel dari tiap unit populasi dapat dilihat pada tabel berikut :

Ukuran Sampel Tiap Populasi Stratum

Membuat Formulir / Instrumen Pemeriksaan

     Setelah ditentukan form atau komponen yanng akan dipeksi maka selanjutnya mebuat formuli / instrumen pemeriksaan, misalnya menurut Huffman komponen analisis kuantitatif yaitu :

a. Identifikasi

b. Laporan yang penting

c. Autentifikasi

d. Pendokumentasian yang besar

Dari setiap komponen tersebut harus diperinci lagi sehingga semakin jelas mana yang lengkap dan tidak lengkapnya, contohnya dapat dilihat pada instrumen berikut ini :

Setelah itu dilakukan rekapitulasi, sehingga dapat diketahui item / komponen mana yang paling banyak tidak lengkap dan penyajian datanya dapat ditampilkan dengan grafik atau tabel.

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis I (PSRM), Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai penanganan pencatatan yang tak dapat dilengkapi, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D