Pendaftaran / Penerimaan Pasien

    Penerimaan pasien merupakan salah satu kegiatan dari penyelenggaraan rekam medis yang dimulai ketika pasien mendaftarkan diri sampai mendapat pelayanan pemeriksaan dokter dan kembali pulang, dirujuk atau dirawat inap. Penerimaan pasien merupakan pelayanan pertama yang diberikan oleh pihak rumah sakit atau sarana pelayanan kesehatan seperti yang dijelaskan oleh Dirjen Pelayanan Medis bahwa (1996:22) :

    "Tata cara peneriaan pasien yang akan berobat ke poliklinik ataupun yang akan dirawat adalah sebagian dari sistem prosedur pelayanan rumah sakit. Dapat dikatakan disinilah pelayanan pertama kali yang diterima oleh seorang pasien saat tiba di rumah sakit, maka tidaklah berlebihan bila dikatakan bahwa di dalam tata cara penerimaan inilah seorang pasien seorang pasien mendapat kesan baik ataupun tidak baik dalam pelayanan suatu rumah sakit. Tata cara melayani pasien dapat dinilai baik bilamana dilaksanakan oleh petugas dengan sikap yang ramah, sopan, tertib, dan penuh tanggung jawab".

    Dari penjelasan di atas sangat jelas menunjukkan bahwa penerimaan pasien merupakan bagian dari pelayanan rumah sakit yang tak kalah penting karena memberikan kesan pertama dari baik buruknya pelayanan yang diberikan kepada pasien, untuk itu perlu penyusunan prosedur kemudian pembinaan dan pelaksanaan pekerjaan penerimaan pasien sehingga menciptakan tanggapan - tanggapan yang baik serta terjaminnya kelncaran pelayanan serta menghemat waktu dan tenaga. Untuk terjamin lancarnya penerimaan pasien maka menurut Dirjen Yanmed (1996:28) ada 4 hal yang perlu diperhatikan, yaitu sebagai berikut :
1) Petugas yang kompeten
2) Cara penerimaan pasien yang tegas dan jelas
3) Ruang kerja yang menyenangkan
4) Lokasi yang tepat dari bagian penerimaan pasien

    Selain ke empat hal di atas dalam penerimaan pasien perlu diperhatikan hal - hal yang diharapkan oleh pasien sehingga bisa dikatakan pelayanan tersebut disebut berkualitas atau tidak, dimana menurut penelitian Zeithaml (Beny dan Parasuma. 1995) dalam Zulian Yamit, 2001 dimensi karakeristik yang digunakan oleh para pelanggan dalam mengevaluasi kualitas pelayanan terdiri dari :

1) Reliability (Keandalan)
    Yaitu kemampuan dalam memberikan pelayanan dengan segera dan memuaskan serta sesuai
    dengan yang telah dijanjikan. Dimensi ini tergambar dalam :
    a) Prosedur penerimaan pasien yang cepat dan tepat
    b) Pelayanan pemeriksaan, pengobatan dan perawatan yang cepat dan tepat
    c) Jadwal pelayanan rumah sakit dijalankan dengan cepat
    d) Prosedur pelayanan tidak berbelit - belit

2) Responsiveness (Cepat Tanggap)
     Yaitu keinginan para petugas untuk membantu para pelanggan dan memberikan pelayanan yang
    cepat tanggap. Dimensi ini digambarkan dalam :
    a) Kemampuan dokter dan perawat untuk cepat tanggap dalam mengatasi keluhan pasien
    b) Kemampuan petugas memberikan informasi yang jelas, dan mudah dimengerti
    c) Tindakan cepat pada saat pasien membutuhkan

3) Assurance (Jaminan)
    Yaitu mencakup kemampuan, kesopanan dan sifat dapat dipercaya yang dimiliki para petugas,
    bebas dari bahaya, resiko maupun keragu-raguan. Dimensi ini tergambar dalam :
    a) Pengetahuan dan kemampuan para dokter dalam menetapkan diagnosa penyakit dan petugas
        lainnya dalam bekerja
    b) Keterampilan para dokter, perawat dan petugas kesehatan lainnya dalam bekerja
    c) Pelayanan yang sopan dan ramah
    d) Jaminan keamanan pelayanan dan kepercayaan terhadap pelayanan

4) Emphaty (Empati)
    Yaitu meliputi kemudahan dalam melakukan hubungan, komunikasi yang baik dan perhatian yang
    tulus terhadap kebutuhan pelanggan. Dimensi ini tergambar dalam :
    a) Memberikan perhatian secara khusus pada setiap pasien
    b) Perhatian terhadap keluhan pasien dan keluarganya
    c) Perhatian kepada semua pasien tanpa memandang status sosial dan lain - lain

5) Tangible (Berwujud)
    Yaitu meliputi fasilitas fisik, perlengkapan, peralatan, personil dan sarana komunikasi. Dimensi ini
    tergambar dalam :
    a) Kebersihan, kerapihan dan kenyamanan ruangan
    b) Penataan exterior dan interior ruangan
    c) Kelengkapan, kesiapan dan kebersihan alat - alat yang dipakai
    d) Kerapihan dan kebersihan penampilan petugas (karyawan)

    Berdasarkan pemaparan di atas maka pelayanan yang baik harus mampu menyediakan sumber daya manusia, yang mengerti keinginan kebutuhan konsumen, adanya kemauan membantu serta dapat bersikap secara sopan dan ramah serta dapat memberikan pelayanan yang cepat dan tepat dengan dukungan sarana dan prasarana yang mencukupi dan nyaman dalam melaksanakannya.

Kegiatan pada Penerimaan Pasien, secara garis besar yaitu :
a. Sistem Identifikasi
b. Pencatatan

a. Sistem Identifikasi
    Pengertian identifikasi adalah :
    - Adalah suatu untuk mendapatkan data - data tentang ciri - ciri khas, sehingga dapat dibedakan
      antara satu obyek (pasien) dengan obyek (pasien) lainnya.
    - Adalah prosedur pencatatan identitas pasien termasuk bayi baru lahir

    a) Cara Identifikasi
        Sistem identifikasi dapat dilaksanakan secara manual maupun komputer, baik on line atau off
        line
        Identifikasi pasien meliputi :
        1. Nama lengkap
        2. Nomor Rekam Medis
        3. Tanggal Lahir (Tanggal, Bulan, Tahun)
        4. Jenis Kelamin
        5. Status Perkawinan
        6. Agama
        7. Alamat
        8. Pendidikan
        9. Pekerjaan
        10. Nama Ayah / Ibu

    b) Identifikasi bayi baru lahir :
        1. Membuat cap kaki bayi kanan dan kiri
        2. Membuat cap ibu jari tangan dari ibunya bayi
        3. Pemberian gelang nama pada bayi baru lahir

    c) Alat menyimpan data identifikasi pasien
        1. KIB
        2. KIUP
        3. Form. Rekam Medis
        4. Buku Register
        5. Atau Database (Komputer)

    Cara penulisan nama pasien dapat dilihat pada sistem penamaan

    KIB (Kartu Identitas Berobat)
    - Pengertian : Adalah kartu tanda pengenal sebagai pasien yang berisi identitas pasien dan nomor
      rekam medis
    - Diserahkan / disimpan oleh pasien serta selalu dibawa oleh pasien dan setiap kali berobat harus
      dibawa
    - Kegunaan : Sebagai alat untuk mencari rekam medis serta sebagai bukti pernah berobat atau
      pasien lama
    - Ukuran 4,25 x 7,5 cm
    - Dapat dibuat secara manual maupun komputerisasi

    KIUP (Kartu Indek Utama Pasien)
    - Pengertian : Adalah kartu katalog yang berisi identitas dari pasien baru dan nomor rekam medis serta sebagai salah satu cara untuk menunjang kelancaran pelayanan terhadap pasien
    - Kegunaan : kunci untuk memperoleh rekam medis pasien, terutama apabila pasien lupa membawa KIB
    - KIUP disimpan oleh instansi (sarana pelayanan kesehatan) dan disusun berdasarkan alphabet / Kamus dari nama pasien
    - Ukuran standar 12,5 x 7,5 cm
    - Bahan Kertas tebal warna putih
    - Lama penyimpanan Selamanya
    - Dpaat dibuat secara manual atau apabila dengan komputer harus bisa ditampilkan di monitor atau dapat di print out
    - Data pada KIUP :
      1. Nama lengkap pasien
      2. Nomor Rekam Medis
      3. Umur pasien
      4. Jenis Kelamin
      5. Alamat lengkap pasien
      6. Tanggal kunjungan
      7. Poliklinik yang dituju
      8. Diagnosa
      9. Paraf dan nama dokter yang menangani

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis I (PSRM), Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai pendaftaran / penerimaan pasien, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D