Retensi Rekam Medis

    Retensi atau penyusutan merupakan kegiatan memisahkan antara rekam medis aktif dan rekam medis inaktif, serta pengurangan jumlah formulir yang terdapat di dalam berkas RM dengan cara memilah nilai guna dari tiap - tiap formulir.

Retensi dan pemusnahan di sarana pelayanan kesehatan perlu dilakukan karena :
-   Setiap sarana pelayanan kesehatan mempunyai keterbatasan ruang penyimpanan berkas RM
-   Terbatasnya rak penyimpanan berkas RM
-   Pertambahan berkas RM pasien baru tidak seimbang dengan penyusutan berkas inaktif

    Rekam Medis aktif adalah rekam medis yang masih sering digunakan oleh pasien baik untuk rawat jalan maupun rawat inap sedangkan Rekam Medis in aktif adalah rekam medis yang tidak digunakan oleh pasien baik untuk rawat jalan maupun rawat inap minimal selama 5 tahun di unit kerja rekam edis dihitung sejak tanggal terakhir pasien tersebut dilayani pada sarana pelayanan kesehaan atau 5 tahun setelah meninggal.

Tujuan dari retensi dan pemusnahan Rekam Medis adalah :
a. Menjaga kerapihan penyusunan berkas RM aktif
b. Memudahkan dalam retrival berkas RM aktif
c. Menjaga informasi medis yang masih aktif
d. Mengurangi beban penyimpanan dan menyiapkan penilaian nilai guna rekam medis untuk
    kemudian dilestarikan atau dimusnahkan
e. Mengurangi beban kerja petugas dalam penanganan berkas aktif dan inaktif

Dasar hukum

1. UU no.7 / 1971 : Ketentuan Pokok - pokok Kearsipan

2. PP no.34 / 1979 : Kearsipan

3. PERMENKES no.269/Menkes/Per/III/2008 : tentang Rekam Medis
    Pasal 8 ayat 1 :
    Rekam Medis pasien rawat inap di RS wajib disimpan sekurang - kurangnya untuk jangka waktu 5
    (lima) tahun terhitung dari tanggal terakhi pasien berobat atau dipulangkan

    Pasal 8 ayat 2 :
    Setelah batas waktu 5 (lima) tahun sebagaimana dimaksudkan pada ayat (1) dilampaui, rekam
    medis dapat dimusnahkan, kecuali ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik

    Pasal 8 ayat 3 :
    Ringkasan pulang dan persetujuan tindakan medik sebagaimana dimaksud pada ayat (2) harus
    disimpan untuk jangka waktu 10 (sepuluh) tahun terhitung dari tanggal dibuatnya ringkasan
    tersebut

    Pasal 8 ayat 4 :
    Penyimpanan rekam medis dan ringkasan pulang sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan (3),
    dilaksanakan oleh petugas yang ditunjuk oleh pimpinan sarana pelayanan kesehatan

    Pasal 9 ayat 1 :
    Rekam medis pada sarana pelayanan kesehatan non rumah sakit wajib disimpan sekurang -
    kurangnya untuk jangka 2 (dua) tahun terhitung dari anggal erakhir berobat

    Pasal 9 ayat 2:
    Setelah baas waktu sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilampaui, rekam medis dapat
    dimusnahkan

4. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.10.373 / 1993 : Petunjuk Teknis Pengadaan
    Formulir RM dasar dan pemusnahan arsip RM di rumah sakit.

5. Surat Edaran DIRJEN Yanmed No.HK.00.05.1.5.01160 tahun 1995 : Petunjuk Teknnis Pengadaan
    Formulir RM dasar dan pemusnahan arsip RM di rumah sakit


    Kegiatan retensi dilakukan oleh petugas penyimpanan secara periodik misalnya tiap bulan, triwulan atau tahunan. Rekam Medis yang telah diretensi harus disimpan pada ruang terpisah dari rekam medis aktif, dengan cara mengurutkan sesuai urutan tanggal terakhir berobat selanjutnya dikelompokkan berdasarkan penyakitnya.

    Sebelum dilakukan retensi harus disusun dulu jadwal retensinya, dimana menurut SE Dirjen Yanmed No.HK.00.06.1.5.01160 tanggal 21 Maret 1995, jadwal retensi yaitu :

1. Umum

2. Anak
    Anak direensi menurut kebutuhan tertentu
3. KIUP, Register, Indek disimpan permanen / abadi
4. Retensi Berkas Rekam Medis berdasarkan penggolongan penyakit
    RS harus membuat ketentuan sendiri bila retensinya lebih lama dari ketentuan sendiri bila
    retensinya lebih lama dari ketentuan umum yang ada, diantaranya untuk :
    -   Riset dan Edukasi
    -   Kasus kriminal (23 tahun)
    -   Palecehan seksual
    -   HIV / AIDS
    -   Penyesuaian kelamin
    -   Bayi tabung
    -   Cangkok organ

Sedangkan menurut AHIMA (American Helath Information Management Association) (Huffman, 1994) jadwal retensi minimal :

A. Tata Cara Pemindahan Berkas RM Aktif Menjdi RM Inaktif
     1. Dilihat dari tanggal kunjungan terakhir
     2. Setelah lima tahun dari kunjungan tersebut berkas dipisahkan diruang lain / terpisah dari RM
         aktif
     3. RM inaktif dikelompokan sesuai dengan tahun terakhir kunjungan

B. Tata Cara Penilaian
     1. Berkas RM yang dinilai adalah RM yang telah 2 tahun inaktif
     2. Indikator yang digunakan untuk menilai berkas RM inaktif adalah :
         a. Seringnya RM digunakan untuk pendidikan dan penelitian
         b. Nilai Guna :
             1. Primer : Administrasi, Hukum, Keuangan, Iptek
             2. Sekunder : Pembuktian dan Sejarah

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis II, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai retensi rekam medis, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D