Pengorganisasian Rekam Medis

A. Organisasi Unit Rekam Medis

         Pelayanan Rekam Medis merupakan bagian dari pelayanan rumah sakit (institusi pelayanan
     kesehatan), dan untuk melaksanakan pengelolaan rekam medis secara efektif dan efisien, maka
     perlu adanya suatu manajemen dan administrasi yang baik. Salah satunya dengan adanya
     pengorganisasian untuk pengelolaan rekam medis.

         Pengorganisasian rekam medis pada suatu rumah sakit akan berbeda - beda tergantung pada
    Tipe, Kelas dan Struktur Organisasi serta Tata Kerja Rumah Sakit tersebut.

         Keberadaan Organisasi / Unit / Departemen Rekam Medis di Rumah Sakit sudah menjadi
     keharusan seperti pada instrumen akreditasi versi 2002 mengharuskan pengelolaan rekam medis
     tersebut ada dalam unit kerja, serta berdasarkan Keputusan Menteri Kesehatan RI No.
     983/MENKES.SK/XI/1992 tentang pedoman organisasi Rumah Sakit Umum (RSU), sesuai
     dengan klasifikasi Kelas A, B, C, D.

       

       
         Dari semua Struktur organisasi sesuai dengan klasifikasi kelas A, B, C, D, menunjakkan adanya
     kontak organisasi yang disebut Bagian dan Sub Bagian atau Seksi atau urusan rekam medis,
     disitulah posisi pengelolaan rekam medis.

         Dengan adanya organisasi atau unit kerja dari rekam medis, maka ada beberapa hal yang
     diperlukan diantaranya yaitu :

     1. Adanya pernyataan tentang Tugas Pokok dan Fungsi

     2. Adanya bagan / struktur organisasi, yang menggambarkan garis komando, tanggung jawab,
         dan hubungan kerja dengan unit lain

     3. Adanya uraian kerja dan kewajiban kerja yang tertulis, yang diberikan kepada setiap
         pegawai yang meliputi :
         a. Klasifikasi pemegang jabatan
         b. Garis kewenangan / perintah
         c. Fungsi dan tanggung jawab
         d. Uraian kerja
         e. Frekuensi dan evaluasi staf
         f. Kondisi kerja

         Ketentuan tenaga yang diperlukan di unit rekam medis
         1) Pimpinan / Kepala Unit Rekam Medis
              Berdasarkan pedoman akreditasi rumah sakit bahwa syarat kepala unit rekam medik minimal
              pendidikan D3 Rekam Medis
         2) Untuk RSU Kelas A :
              a) 4 orang S1 dan Rekam Medis
              b) 6 orang DIII Rekam Medis
              c) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal 200 jam
         3) Untuk RSU Kelas B dan RS setara :
              a) 2 orang S1 dan Rekam Medis
              b) 4 orang DIII Rekam Medis
              c) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal 200 jam
         4) Untuk RSU Kelas C dan RS setara :
              a) 2 orang DIII Rekam Medis
              b) Semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal 200 jam
         5) Untuk RSU Kelas D dan RS setara (Puskesmas, Perbidanan dll) :
              semua staf Rekam Medis mempunyai Sertifikat pelatihan Rekam Medis minimal 200 jam

     4. Adanya Kegiatan Rekam Medis
         Kegiatan Rekam Medis Berdasarkan SK Dirjen Yanmed No. YM.00.03.2.2.1296 tahun 1996,
         yaitu :
         1. Penerimaan pasien
         2. Pencatatan
         3. Pengelolaan data medis
         4. Penyimpanan rekam medis
         5. Pengambilan kembali (retrival)

         Sedangkan berdasarkan Pedoman Akreditasi RS tahun 2002, yaitu :
         1. Penerimaan pasien (Pencatatan data sosial pasien)
         2. Pencatatan data - data pelayanan (RJ, RI, IGD)
         3. Pengelolaan data (Coding, Indexing)
         4. Pelaporan
         5. Penyimpanan / Pengambilan kembali

B. Komite Medis
         Komite Medis adalah "Wadah profesional medis yang keanggotaannya berasal dari ketua
     kelompok staf medis atau yang mewakili" (SK Menkes RI No. 631/MENKES/SK/IV/2005).
         Komite medis mempunyai otoritas tertinggi di dalam pengorganisasian staf medis. Didalam
     struktur organisasi rumah sakit pemerintah komite medis berada di bawah Direktur rumah sakit,
     sedangkan di dalam struktur organisasi rumah sakit swasta, komite medis berada di bawah
     Direktur rumah sakit atau bisa berada di bawah pemilik dan sejajar dengan direktur rumah sakit.

     Komite Medis Mempunyai Tugas (SK Menkes RI No.631/MENKES/SK/IV/2005) :
     1. Membantu Direktur menyusun standar, pelayanan dan memantau pelaksanaanya
     2. Melaksanakan pembinaan etika profesi, disiplin profesi dan mutu profesi
     3. Mengatur kewenangan profesi antar kelompok staf medis
     4. Membantu Direktur rumah sakit menyusun kegiatan dan prosedur yang terkait dengan mediko
         legal
     5. Membantu Direktur rumah sakit menyusun kegiatan dan prosedur yang terkait dengan etika
         legal
     6. Melakukan koordinasi dengan Direktur medis dalam melaksanakan pemantauan dan pembinaan
         pelaksanaan tugas kelompok staf medis
     7. Melakukan monitoring dan evaluasi mutu pelayanan medis antara lain melalui monitoring dan
         evaluasi kasus bedah, penggunaan obat (drug use), farmasi dan terapi, ketepatan, kelengkapan
         dan keakuratan rekam medis, tissue review, mortalitas dan morbiditas,medical care review /
         peer review / audit medis melalui pembentukan sub komite - sub komite.
     8. Memberikan laporan kegiatan kepada Direktur rumah sakit dan atau pemilik Rumah Sakit

     Susunan Komite Medis terdiri dari :
     1. Ketua
     2. Wakil Ketua
     3. Sekretaris
     4. Anggota
     5. Sub Komite Peningkatan Mutu Profesi Medis
     6. Sub Komite Krudensial Peningkatan Mutu Profesi Medis
     7. Sub Komite Etika dan Profesi
     8. Dalam melaksanakan tugas, komite medis dapat dibantu oleh panitian yang anggotanya terdiri
         dari staf medis fungsional dan tenaga profesional salah satu penitia itu adalah Penitia Rekam
         Medis.

C. Panitia Rekam Medis
         Dalam rangka menjaga dan meningkatkan kualitas dari rekam medis maka perlu disusun suatu
     kelompok kerja atau tim / panitia yang menyusun, mengawasi dan meningkatkan kualitas rekam
     medis.
         Jadi Panitia Rekam Medis adalah "Kelompok kerja yang terdiri dari tenaga kesehatan yang
     terlibat di dalam pelayanan kesehatan, dalam rangka membantu komite medis agar
     penyelenggaraan rekam medis bermutu".
         Dari penjelasan di atas dapat dijelaskan bahwa panitian rekam medis dibentuk oleh Komite
     Medis.

     Tanggung Jawab Panitia Rekam Medis
     1) Memberikan saran - saran dan pertimbangan - pertimbangan dalam hal penyimpanan rekam
         medis dan menjamin bahwa semua informasi di catat sebaik - baiknya dan menjamin
         tersedianya data yang diperlukan untuk menilai pelayanan yang diberikan kepada seorang
         pasien.
     2) Menjamin telah dijalankannya dengan baik filling records, pembuatan indeks, penyimpanan
         rekam medis dan tersedianya rekam medis dari semua pasien
     3) Mengajukan usul - usul kepada Direktur RS tentang perubahan dari isi dan ukuran / format
         rekam medis
     4) Membuka kerjasama dengan penasehat hukum dalam hal hubungan - hubungan keluaran dan
         pengeluaran daa / keterangan untuk badan - badan di luar rumah sakit.
   
     Tata Kerja Panitia Rekam Medis
     1) Mengadakan pertemuan satu kali dalam sebulan (bila perlu)
     2) Harus mempelajari rekam medis dengan fokus perhatian pada mutu, terutama pada untuk
         pasien yang telah keluar dari rumah sakit dalam sebulan terakhir
     3) Menilai kasus - kasus tanpa diagnosa, perbedaan pendapat tentang diagnosa dan sebab - sebab
         kematian
     4) Penitia juga dapat menilai kasus pasien yang di rawat inap, rawat jalan serta secara rutin pada
         pasien IGD dan secara khusus melakukan penilaian pada pasien yang meninggal dalam waktu
         24 jam setelah masuk rumah sakit di IGD
     5) Semua lembar rekam medis harus diperiksa untuk mencegah duplikasi
     6) Melakukan penyeragaman bentuk dan ukuran / format rekam medis dan mengurangi lembar
         rekam medis yang dianggap tidak perlu
     7) Penilaian dapat dilakukan dengan sampling random
     8) Dibuat jadwal rutin penilaian
     9) Petugas rekam medis dapat menyerahkan rekam medis yang tidak memenuhi syarat pada
         panitia rekam medis

     Wewenang
     1) Memberikan penilaian akhir terhadap kualitas pengisian data klinis
     2) Menolak rekam medis tidak memenuhi standar
     3) Menerapkan tindakan - tindakan ke arah perbaikan rekam medis yang tidak memuaskan
     4) Merekomendasikan untuk memberi sanksi bagi tenaga kesehatan yang berkewajiban
         melengkapi rekam medis, tetapi menolak untuk melengkapi (Contoh sanksi : Penurunan DP3
         untuk RS Pemerintah)

     Tugas Panitia Rekam Medis
     Panitia Rekam Medis menurut Depkes (1999) mempunyai tugas :
     1) Menentukan standar dan kebijakan pelayanan
     2) Mengusulkan bentuk formulir rekam medis
     3) Mengusulkan upaya yang perlu dalam penanggulangan pelayanan rekam medis
     4) Menganalisis tingakt kualitas informasi dan rekam medis di rumah sakit
     5) Menentukan jadwal dan materi rapat rutin panitia rekam medis

     Hubungan Kerja
     1) Unit Rekam Medis, Unit Rawat Jalan, Unit Rawat Inap, Unit Gawat Darurat dan unit lain yang
         terkait, bertanggung jawab atas terlaksananya kegiatan rekam medis sesuai dengan batas
         wewenang dan tanggung jawabnya.
     2) Dalam melaksanakan tugasnya, Ka. Unit Rekam Medis Berkewajiban menerapkan koordinasi,
         integritas dan sinkronisasi baik dalam lingkungan intern unit dengan unit - unit lain yang
         terkait, sesuai dengan tugas masing - masing
     3) Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis,
         bertanggung jawab dan mengkoordinasikan bawahannya masing - masing serta memberikan
         petunjuk bagi pelaksanaan bagi petugas bawahannya
     4) Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit lain yang terkait dengan pelaksanaaan kegiatan rekam
         medis, wajib mengikuti dan memebuhi petunjuk dan tanggung jawab kepada atasan masing -
         masing dan menyampaikan laporan berkala tepat pada waktunya.
     5) Dalam melaksanakan tugasnya Ka. Unit Rekam Medis dan unit - unit lain yang terkait dengan
         pelaksanaan kegiatan rekam medis, dalam rangka pembinaan dan pemberian bimbingan wajib
         mengadakan rapat berkala baik antar petugas rekam medis, maupun antar pimpinan unit rekam
         medis dengan unit - unit lain yang terkait dengan pelaksanaan kegiatan rekam medis di Rumah
         Sakit
     6) Unit Rekam Medis mempunyai hubungan koordinatif dengan unit - unit lain pada bagian
         Sekretariat, unit rawat jalan, unit rawat inap, unit gawat darurat, unit penunjang dan instansi
         yang berkaitan dengan pelaksanaan kegiatan - kegiatan rekam medis di Rumah Sakit.

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis I (PSRM), Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai pengorganisasian rekam medis, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D