Sistem Penjajaran

    Rekam medis yang disimpan dalam rak penyimpanan tidak ditumpuk melainkan disusun berdiri sejajar satu dengan yang lain. Penjajaran rekam medis mengikuti urutan nomor rekam medis dengan 3 cara yaitu :

1. Straight Numeric Filling (Angka Langsung)
        Yaitu sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan RM dengan
    mensejajarkan folder RM berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya
    Contoh :
    46-50-23, 46-50-24, 46-50-25

2. Middle Digit Filling System (Angka Tengah)
        Yaitu sistem penjajaran dengan nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan RM dengan
    mensejajarkan folder RM berdasarkan urutan langsung nomor rekam medis pada 2 angka
    kelompok tengah.
        Untuk menjalankan sistem ini terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya
    menjadi 100 seksi sesuai dengan 2 kelompok angka (KA) tengah tersebut. Mulai dari 00; 01; 02
    dan seterusnya sampai seksi 99.
    Contoh :     35            04            02
                     KA2        KA1        KA3

     Seksi 04                         Seksi 05                         Seksi 80

    35-04-01                        35-05-98                        99-80-98
    35-04-02                        35-05-99                        99-80-99
    35-04-03                        36-05-00                         Seksi 81
    35-04-04                        36-05-01                        00-81-00
    35-04-05                        36-05-02                        00-81-01

3. Terminal Digit Filling System (Angka Akhir)
        Yaitu sistem penyimpanan RM dengan mensejajarkan folder RM berdasarkan urutan nomor,
    rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
        Untuk menjalankan sistem ini terlebih dahulu disiapkan rak penyimpanan dengan membaginya
    menjadi 100 seksi sesuai dengan 2 angka kelompok akhir tersebut. Mulai dari 00;01;02 dan
    seterusnya sampai seksi 99.
    Contoh :     35            04            02
                     KA3        KA2        KA1


     Seksi 02                         Seksi 30                         Seksi 80

    35-04-02                        98-05-30                        98-99-80
    36-04-02                        99-05-30                        99-99-80
    37-04-02                        00-06-30                         Seksi 81
    38-04-02                        01-06-30                        00-00-81
    39-04-02                        02-06-30                        01-00-81

Kelebihan dan kekurangan dari ketiga sistem penjajaran yaitu :

     Melihat penjelasan dari kekurangan dan kelebihan dari setiap sistem penjajaran maka dapat dikatakan bahwa sistem penjajaran dengan angka akhir lebih efektif dan efisien dibandingkan angka langsung atau angka tengah

Cara Perubahan Sistem Penjajaran Angka Langsung ke Angka Tengah atau Angka Akhir

Perubahan sistem dapat dilakukan dengan cara :
a. Tentukan satu tanggal untuk memulai perubahan, sebaiknya awal tahun atau pada saat akan pindah
    ke ruang penyimpanan yang baru
b. Jika perubahan bersamaan dengan perpindahan ruangan maka rekam medis seluruhnya dibawa ke
    ruangan baru dan dilakukan :
    - Menyiapkan tempat penyimpanan dengan pembagian seksi - seksi
    - Rekam medis  disortir kemudian dikelompokkan menurut kelompok angka pertama, kelompok
       angka kedua dan kelompok angka ketiga
    - Memasukkan rekam medis sesuai dengan kelompok seksi
c. Jika ruangan tidak berubah maka :
    - Semua rekam medis dikeluarkan
    - Menyiapkan tempat penyimpanan dengan menata ulang pembatasan sesuai dengan seksi - seksi
      kelompok angka di sistem angka tengah dan akhir
    - Rekam medis disortir kemudian dikelompokkan menurut kelompok angka pertama, kelompok
      angka kedua dan kelompok angka ketiga
    - Memasukkan rekam medis sesuai dengan kelompok seksi

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis II, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai sistem penjajaran, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D