Penyimpanan Rekam Medis

    Dalam kegiatan penyimpanan agar pelaksanaan dapat disimpan dan dipelihara / dapat disimpan dalam waktu yang lama tanpa cepat rusak, maka sarana dan prasarananya harus mendukung, yaitu sebagai berikut :

1. Ruang penyimpanan dengan persyaratan :
    a. Ruangan letaknya harus strategis, sehingga mudah dan cepat dalam penyimpanan, pengambilan
        dan distribusi
    b. Ruangan cukup cahaya (penerangan) kontrol suhu
    c. Ruangan harus memperhatikan faktor kemanan (contoh : ada pintu yang bisa dikunci, kebijakan
        hanya petugas rekam medis yang boleh masuk)
    d. Harus ada pemisahan ruangan rekam medis Aktif dan Inaktif
    e. Ruangan harus cukup penerangan
    f. Suhu ruangan tidak boleh lembab (50 - 60 derajat Celcius)
    g. Tidak boleh menjadi tempat lalu lalang petugas lain
    h. Pengaturan cahaya matahari (Ventilasi)
    i. Alat penyedot debu
    j. Pemeliharaan ruangan (kebersihan)
    k. Tidak boleh dekat dengan sumber api
    l. Hanya petugas penyimpanan yang boleh berada di ruang penyimpanan

2. Alat Penyimpanan
    a. Rak terbuka
    b. Lemari laci
    c. Roll Opac
    d. Secara Elektronik dapat dalam bentuk File di Hardisk, CD Flasdisk, Mikro film

    Penggunaan Rak Terbuka lebih dianjurkan karena :
    - Harganya murah
    - Pengambilan & penyimpanan lebih cepat
    - Menghemat ruangan

    Hal yang perlu diperhatikan dalam membuat alat penyimpanan
    a. Panjang atau luas ruangan penyimpanan
    b. Perkiraan kebutuhan alat penyimpanan rekam medis untuk 5 - 10 tahun mendatang (penjelasan
        perencanaan dapat dilihat di Manajemen Unit Rekam Medis)
    c. Jarak antara dua buah rak min. 90 cm dan apabila raknya berhadapan jaraknya 150 cm

3. Penunjuk Penyimpanan (Guide) atau penyekat antara beberapa rekam medis
    - Untuk menentukan jumlah guide :
      Jumlah total Rekam Medis / Jumlah Rekam Medis diantara Guide
    - Bahan kuat dan tahan lama
    - Ukuran lebih besar dari RM / pinggirnya menonjol sehingga terlihat nomor petunjuknya
    - Pada setiap guide ditulis 2 kelompok atau 4 angka
      Contohnya :

4. Pelindung Rekam Medis
    a. Sampul Pelindung dilengkapi dengan penjepit (Fastener)
    b. Map
    c. Amplop

5. Bon Peminjaman (Requisitions)
    - Dibuat 3 rangkap (untuk di rekam medis, outguides dan dikotak file kartu / yang meminjam)
    - Memuat informasi : nama pasien, nomor Rekam Medis, nama peminjam, keperluan, tanggal
      peminjaman, tanggal pengembalian, tanda tangan peminjam dan petugas
    - Bahan kertas biasa dengan ukuran 10,5 x 7 cm

6. Outguides (petunjuk keluar) atau tracer
    - Adalah suatu alat yang penting untuk mengawasi penggunaan berkas rekam medis
    - Tracer / Outguide diletakkan sebagai pengganti pada tempat penyimpanan berkas RM
    - Petunjuk keluar tetap berada di rak penyimpanan selama berkas RM belum kembali
    - Terbuat dari bahan yang kuat dan berwarna
    - Berbentuk kartu besar disertai kantung untuk plastik menyimpanan bon peminjaman
    - Akan berada di penyimpanan sampai rekam medis yang dipinjam kembali.

7. Alat penunjang lainnya : Tanggal anti ergelincir, meja untuk menyortir, rak beroda / kereta dorong
    (Dumbwaiter), slip transfer, elevator (sebagai alat bantu membawa rekam medis naik dan turun
    dari berbagai lantai), faksimail sebagai alat untuk mengirim kopian rekam medis melalui kabel
    telepon, misalnya : RS yang memiliki beberapa fasilitas rawat jalan di seputar kota, maka resume
    dan dokumen lain bisa di fax ke rawat jalan.

Ketentuan dan Prosedur Penyimpanan

a. Rekam Medis sebelum disimpan harus disortir terlebih dahulu
b. Hanya petugas rekam medis yang menangani penyimpanan dan pengambilan rekam medis, kecuali
    petugas khusus pada sore dan malam yang ditugasi di penyimpanan
c. Rekam medis yang rusak atau terlepas dari sampulnya harus segera diperbaiki
d. Pemeriksaan / audit penyimpanan harus dilakukan scara periodik (untuk menemukan salah simpan
    atau RM yang belum kembali pada waktunya)
e. RM yang penting (berkaitan dengan hukum) disimpan di tempat khusus yang terjaga
    kerahasiaannya
f. Petugas harus memelihara agar RM terjaga kerapihan dan kebersihannya
g. RM yang dalam proses (Assembling, Analisa, dll) disimpan di meja / rak tertentu
h. RM yang tebal dibuat penjilidan
i. Koordinator penyimpanan harus membuat laporan :
    - Jumlah RM yang keluar / dipinjam
    - Jumlah permintan darurat
    - Jumlah salah simpan
    - Jumlah RM yang tidak ditemukan
j. Rekam medis RS disimpan sekurang - kurangnya 5 tahun, diitung dari tanggal terakhir berobat
k. Dalam hal rekam medis yang berkaitan dengan kasus - kasus tertentu dapat disimpan lebih dari 5
    tahun
l. Penyimpanan rekam medis dapat dilakukan sesuai dengan perkembangan teknologi penyimpanan
    antara lain dengan Micro Film

Berikut ini adalah contoh dari Map Folder, Bon Peminjaman, Outguide dan Roll o'pack

Sumber : Akasah, Modul : Pengelolaan Sistem Rekam medis II, Politeknik Piksi Ganesha Bandung, 2008, Bandung

Oke, sekian postingan mengenai penyimpanan rekam medis, semoga bermanfaat untuk semuanya.  jika ada yang ingin ditanyakan bisa di komen saja ya, sampai nanti pada postingan selanjutnya. Terimakasih telah berkunjung ke Blog saya. :-D